テッキー
確認日: 2026年7月9日。
読者の問い: 会議メモをChatGPTなどの生成AIで要約したい。参加者名、顧客名、未公開の数字、契約の話が少し入っている時、どこまで消せばAIに入れてよいのか。
短い答えは、個人名、顧客名、契約条件、未公開の数字、認証情報を消しても目的が残る形に直してから使う、です。削ると意味がなくなる資料は、本文やファイルを渡さずに「こういう種類の資料を読む時の見出し案を出して」のような一般論だけ聞きます。
この記事は、社内資料の持ち出し可否や会社ごとの利用許可を判断するものではありません。最終判断は、所属先の情報管理ルール、契約、利用しているAIサービスの管理設定を優先してください。
まず答え: AIに渡すのは秘密ではなく型だけ
会議メモをAIに要約させる時に渡したいのは、決定事項、担当、期限、論点、次の確認事項です。参加者の本名、顧客名、契約金額、未公開の売上、問い合わせ番号、APIキーそのものではありません。
たとえば、次のように考えます。
| 目的 | AIに渡してよい形 | 渡さない情報 |
|---|---|---|
| 決定事項を整理したい | 担当者A、顧客X、期日、作業内容 | 実名、顧客名、部署名、契約番号 |
| 議事録の見出しを作りたい | 相談テーマ、論点、未決事項 | 参加者名、社外秘の数字、個別事情 |
| 返信文の型を作りたい | 依頼の種類、返答のトーン、確認したい項目 | 氏名、電話、住所、問い合わせ番号 |
| 売上メモを整理したい | 増減の方向、原因候補、施策名をぼかした表現 | 実売上、粗利、顧客別金額、未発表商品名 |
ポイントは「削ったあとでもAIに頼みたい作業が残るか」です。削ったら意味がなくなる資料は、そもそもAIへ貼る相性が悪い資料です。
貼り付け方法が変わっても、線引きは中身で決める
2026年7月時点のChatGPTリリースノートでは、長い貼り付けが添付として扱われる場面が広がっています。ここで勘違いしやすいのは、貼り付けが添付に変わっても、入力してよい情報の線引きまで自動で変わるわけではないことです。
つまり、「テキスト欄に貼るか」「ファイルとして渡すか」より前に、資料の中身を見ます。ファイル名、画像、表、コメント履歴、共有リンク、未公開の数値が残っていれば、送る形を変えても危険度は下がりません。
3色で分けると迷いにくい
社内資料を読む時は、最初に3色で分けます。実際に色を付けなくても、頭の中でこの分類にします。
| 色 | 扱い | 例 | AIへの入れ方 |
|---|---|---|---|
| 青 | 公開済み情報 | 会社サイトに出ている商品名、公開済みプレスリリース | 必要なら入れてよい。ただし引用元を確認する |
| 黄 | 社内限定情報 | 会議の論点、社内だけの作業手順、担当の役割 | ぼかす、要約する、社内許可範囲を確認する |
| 赤 | 入力しない情報 | 個人情報、顧客名、契約金額、未公開数字、APIキー | 入れない。必要なら一般論だけ聞く |
赤に入るか迷った情報は、赤として扱います。「たぶん大丈夫」ではなく、「消しても目的が達成できるか」を見ます。
代表ケース1: 会議メモを要約したい
会議メモでよく混ざるのは、参加者名、顧客名、部署名、日付、契約や見積の話です。AIに頼みたい作業が「決定事項と担当の整理」なら、実名は不要です。
貼る前のメモ例:
| 元の表現 | AI用の表現 |
|---|---|
| 山田さんがA社へ6月20日までに見積を送る | 担当者Aが顧客Xへ期日までに見積を送る |
| 佐藤部長が契約条件を再確認する | 管理者が契約条件を再確認する |
| B社から個別値引きの相談あり | 顧客Yから条件調整の相談あり |
AIへの依頼文は、次のようにします。
「以下の会議メモを、決定事項、担当、期限、未決事項の4列に整理してください。固有名詞はすでに置き換えています。」
代表ケース2: 売上や見積のメモを整理したい
売上や見積の数字は、特に扱いを慎重にします。未公開の売上、粗利、顧客別金額、値引き条件、契約単価は、AIに貼らない前提で考えます。
どうしても考え方を整理したい時は、数字そのものではなく、幅や方向に置き換えます。
| 元の表現 | AI用の表現 | 依頼できること |
|---|---|---|
| 初月売上は1,240万円 | 初月売上は目標を少し下回った | 原因候補の整理 |
| A社だけ20%値引き | 特定顧客に個別条件がある | 伝え方の注意点 |
| 粗利率が社内目標より低い | 利益率が想定より低い | 確認項目の洗い出し |
数字を消すと分析できない場合は、AIへ貼らず、社内で使える分析環境や上長への確認を優先します。
代表ケース3: 問い合わせ返信を作りたい
問い合わせ対応では、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、契約番号、相談内容が混ざりやすくなります。この場合は、実データを入れずに返信文の型だけ作ります。
AIに入れない情報:
- 氏名
- 電話番号
- メールアドレス
- 住所
- 契約番号
- 問い合わせ番号
- 個別の病歴、家族事情、金銭事情
AIへの依頼文は、次のようにできます。
「顧客から追加資料の提出時期について質問が来ています。個別情報は入れません。丁寧で短い返信文を、確認依頼、期限案内、保留案内の3パターンで作ってください。」
代表ケース4: 提案書や社内向け説明資料を整えたい
提案書や社内説明資料は、文章だけでなく図や画面キャプチャに情報が残りやすい資料です。タイトル、注記、図表の凡例、画像の隅にある顧客名まで確認します。
削って使える例:
- 「A社向け料金提案」→「特定顧客向け料金提案」
- 「新規機能の正式公開前スライド」→ 原文は貼らず、説明順だけ相談
- 「役員説明用の売上予測図」→ 数値を消して、構成の並び順だけ相談
資料そのものの説得力を見てほしい時ほど、本文や画像を削ると意味がなくなりやすくなります。その場合はAIに見せるのではなく、社内レビューへ戻す方が安全です。
代表ケース5: 画像入りの報告資料やスクリーンショット
スクリーンショットには、氏名、メールアドレス、チャット履歴、タブ名、社内URL、顧客番号が残りやすくなります。本文を全部消しても、画像だけで特定できることがあります。
アップロード前に見る順番:
- ファイル名に案件名や顧客名がないか
- 画像に氏名、URL、番号、顔写真がないか
- コメント履歴や共同編集者名が見えないか
- 共有リンクを開いた時に別の人が見える設定ではないか
AIに聞くならこの形にする
資料をそのまま貼る代わりに、質問文を作ります。質問文だけなら、社内資料の中身を見せなくても、整理の型を得られます。
使いやすい聞き方:
- 会議メモを「決定事項、担当、期限、未決事項」の4列に整理する表の型を作って
- 顧客名や金額を入れずに、見積相談の論点を整理するチェックリストを作って
- 個人情報を含まない問い合わせ返信文を、丁寧・短め・保留の3パターンで作って
- 未公開数字を入れずに、売上が目標未達だった時の原因候補を分類して
避けたい聞き方:
- この実際の会議メモを全部要約して
- この契約書の問題点を判断して
- この顧客情報をもとに返信文を作って
- このAPIキーのエラー原因を見て
個人向け設定と会社契約を混同しない
2026年7月9日時点で、OpenAIはBusiness、Enterprise、Edu、APIのデータをモデル学習に使わない初期設定を案内しています。一方、個人向けChatGPTでは、Data Controlsの設定、チャット履歴、Temporary Chat、メモリ機能を別々に見分ける必要があります。
ここで重要なのは、「設定があるから原文を入れてよい」ではないことです。会社契約でも入力禁止の情報は入れず、個人向け設定で学習を止めていても守秘義務は残ります。使っているプラン、管理者設定、共有範囲を説明できないなら、原文ではなく型だけ頼む運用へ戻してください。
会社で確認する順番
最後に、資料を入れる前の確認先を固定しておくと迷いにくくなります。
- 自社の生成AI利用ルール
- 情報管理規程や顧客との守秘条件
- 利用しているAIサービスのBusiness data/privacy、Data Controls、共有設定
- 上長、情報システム、法務、案件責任者のうち誰が最終確認先か
貼り付け前の30秒チェック
- 目的は1文で書けるか
- 実名や顧客名を消したか
- 未公開の数字を消したか
- 契約条件や値引き条件を消したか
- APIキー、パスワード、トークンが入っていないか
- 個人情報や問い合わせ番号が入っていないか
- 社内ルール上、AI利用が許可されている範囲か
- 削った後でも、AIに頼みたい作業が残っているか
このチェックで1つでも迷うなら、貼らない判断で問題ありません。今日やるなら、手元のメモを1つ選び、名前、顧客名、数字、契約条件、認証情報に印を付けてください。そのうえで、それらを消してもAIに頼みたい作業が残るかを確認します。残るなら型だけ相談する。残らないなら、AIに貼らず社内の確認ルートを使う。この分け方が、一番現実的です。
